Convenția de la Haga

Aveți un document emis în Ucraina. Trebuie să îl folosiți în România. Iar la un moment dat, cineva v-a spus că aveți nevoie de „apostilă”. Firește, apar întrebările: este într-adevăr necesară apostila? De unde se obține? Cât durează?

Vă explicăm, pe scurt și pe înțelesul tuturor.

Mai întâi: ce este apostila?

Apostila este un certificat standardizat — de regulă, o ștampilă sau o anexă atașată documentului — care confirmă originea unui act oficial. Mai exact, apostila atestă autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat persoana care a semnat documentul și, după caz, identitatea sigiliului sau a ștampilei aplicate pe act. Apostila nu certifică adevărul conținutului documentului, ci originea sa oficială. (uniuneanotarilor.ro)

Baza juridică este Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. Prin această convenție, statele semnatare au înlocuit procedura mai greoaie a legalizării consulare sau diplomatice cu o procedură simplificată: apostila. România aplică această convenție, iar apostila permite, în principiu, ca un act oficial emis într-un stat parte la convenție să fie recunoscut într-un alt stat parte, fără supralegalizare suplimentară. (notari.pro)

În teorie, lucrurile par simple. În practică, însă, există și excepții importante.

Unde se aplică apostila în România

Un aspect pe care multe persoane îl înțeleg greșit este acesta: în România nu există un singur „birou de apostilă” pentru toate actele. Autoritatea competentă depinde de tipul documentului.

Pentru actele oficiale administrative emise în România, apostila se aplică de Instituția Prefectului. În această categorie intră, de exemplu, certificatele de stare civilă, cazierele judiciare, actele de studii, adeverințele școlare, certificatele medicale sau alte documente administrative prezentate în forma în care au fost emise. (HUB servicii MAI)

Pentru actele notariale, apostila este aplicată de Camerele Notarilor Publici. De regulă, solicitarea se depune la camera notarilor publici în a cărei circumscripție își desfășoară activitatea notarul care a întocmit sau certificat actul. Aici intră procurile notariale, declarațiile, contractele autentificate, copiile legalizate de notar, precum și traducerile efectuate de traducători autorizați și legalizate de notarul public. (cnpiasi.ro)

Pentru documentele care provin de la autorități judiciare — de exemplu hotărâri judecătorești, acte emise de parchete sau documente întocmite de executori judecătorești — apostila se aplică de instanțele competente, potrivit reglementărilor aplicabile. (haga.mae.ro)

Prin urmare, primul pas este identificarea corectă a documentului. Dacă actul este trimis la autoritatea greșită, dosarul nu avansează, ci este redirecționat — ceea ce poate însemna zile pierdute.

Particularitatea importantă: Ucraina nu urmează întotdeauna regula obișnuită a apostilei

În relația dintre România și Ucraina există un tratat bilateral special: Tratatul dintre România și Ucraina privind asistența juridică și relațiile juridice în cauzele civile, semnat la București la 30 ianuarie 2002 și ratificat de România prin Legea nr. 3/2005, publicată în Monitorul Oficial nr. 183 din 3 martie 2005. Tratatul a intrat în vigoare la 30 octombrie 2006. (djeparges.ro)

De ce este important acest tratat? Pentru că articolul 13, intitulat „Valabilitatea documentelor”, prevede o regulă specială.

Potrivit acestui articol, documentele întocmite sau certificate de instituțiile judiciare ori de alte autorități competente ale unuia dintre cele două state, dacă poartă sigiliul oficial și semnătura persoanei autorizate, sunt recunoscute pe teritoriul celuilalt stat fără altă legalizare. Cu alte cuvinte, în multe situații, nu mai este necesară apostila. (Lege6)

Pe înțelesul tuturor: o procură notarială ucraineană, un act notarial ucrainean, un document judiciar ucrainean sau o traducere certificată de autoritatea competentă din Ucraina poate produce efecte în România fără apostila care ar fi cerută, în mod normal, pentru documente provenite din alte state. În aceste cazuri, tratatul bilateral îndeplinește rolul pe care, în mod obișnuit, l-ar avea apostila.

Aceasta poate însemna economie de timp, de bani și de drumuri la instituții.

Totuși, traducerea rămâne necesară

Tratatul poate elimina cerința apostilei, dar nu elimină problema limbii.

În România, limba oficială este româna. Prin urmare, un document emis în ucraineană sau într-o altă limbă străină trebuie, de regulă, tradus în limba română de un traducător autorizat, înainte de a fi folosit în fața unui notar, a unei instanțe sau a unei autorități române.

Așadar, scutirea se referă la legalizare/apostilare, nu la traducere. Documentul ucrainean poate să nu aibă nevoie de apostilă, dar va avea nevoie, în practică, de o traducere autorizată corectă și completă.

Acesta este exact tipul de situație în care un traducător autorizat care cunoaște cadrul juridic aplicabil vă poate scuti de un drum suplimentar sau de o respingere inutilă a dosarului.

O decizie recentă care merită cunoscută

Trebuie să presupunem că tratatul se aplică în orice situație? Nu.

În 2023, Înalta Curte de Casație și Justiție a pronunțat Decizia nr. 66/2023, prin care a clarificat aplicarea articolului 13 din Tratatul România–Ucraina în legătură cu cererile de redobândire a cetățeniei române soluționate de Autoritatea Națională pentru Cetățenie. Instanța supremă a stabilit că, pentru anumite cereri soluționate anterior intrării în vigoare a Ordonanței de urgență nr. 82/2021, dispozițiile tratatului nu se aplică în această procedură administrativă specifică. (iccj.ro)

Concluzia este importantă: tratatul are efecte reale și utile, dar nu este universal. Procedurile de cetățenie, în special, pot urma reguli proprii și pot impune cerințe documentare distincte, inclusiv apostila, în anumite situații.

De aceea, atunci când miza este importantă, este recomandat să verificați cerința aplicabilă procedurii concrete, nu doar regula generală.

A schimbat războiul această regulă?

Este o întrebare firească, având în vedere contextul ultimilor ani.

Din analiza cadrului actual, nu rezultă existența unui act normativ românesc adoptat pe fondul războiului care să modifice, în mod general, regimul apostilei pentru documentele ucrainene. Nu există o ordonanță românească specială care să înlocuiască regula tratatului bilateral în această materie. Tratatul din 2002 rămâne, în continuare, instrumentul juridic principal pentru această problemă.

Ce înseamnă toate acestea pentru dumneavoastră

Dacă aveți un document public, notarial sau judiciar emis în Ucraina și trebuie să îl folosiți în România, este foarte posibil ca, datorită Tratatului România–Ucraina din 2002, să nu aveți nevoie de apostilă.

Totuși, veți avea nevoie de o traducere autorizată în limba română. În plus, trebuie verificat dacă procedura pentru care folosiți documentul intră sau nu într-o excepție. Procedurile de cetățenie sunt exemplul cel mai important.

Această verificare este parte din activitatea noastră curentă. Dacă ne spuneți ce document aveți și unde doriți să îl folosiți, vă putem indica dacă apostila este necesară, putem realiza traducerea autorizată și vă putem orienta către autoritatea română competentă — astfel încât documentul să fie pregătit corect de la început.